無料のGoogleアカウントを使い続けると・・

営業担当です!

おかげさまで弊社もセミナーの受注を多数頂きましてDXチームのメンバーはセミナー講師として飛び回っております!

つい最近こんな記事を見つけました。

「gmail」ドメインを「gmai」と誤記、10カ月気付かず2000件超の情報漏えいか

https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2211/21/news144.html?fbclid=IwAR0O0rrIIvl3b7S5KG0WkBiCsSq-13-XQy1gqA8Wbo29dudydUEBnNHvKds

怖いですね。入力を間違えるだけでこんなことに。連絡先や名刺にgmail.comのアドレスを使っている方は要注意です!

実は無料のGoogleアカウントは無料で使える反面、様々な部分で危険が潜んでいるのがご存知ですか??

・重要な社内データの流出

無料アカウントで社内で顧客データや売上情報、商品情報などを社内に共有したり管理していませんか?
実はこれはあくまで「個人管理」の範疇になります。
例えば
・プロジェクトで進めている案件の会議情報のスプレッドシートを共有した相手がそれをコピーしてライバル会社に送ったら・・・
・従業員名簿・顧客名簿のデータを複製してメールで複数人に送られたら・・・

無料のアカウント同士での上記の行為は誰がやったか、誰が複製したかをログとして残せず該当者の特定がかなり難しくなります!

・ユーザーによるデータの紛失

一番多いのがこの事例!複数のアカウントでいろんなデータを社内に供しているパターン!
・Aさんがいつもこのデータ管理してくれているから・・・
・Bさんが共有してくれたデータ、もう使わないから消しちゃお
・このアカウント使わないから削除しちゃえ
実はこの操作ミスや退職時のデータの紛失が1番トラブルが多いです!
あくまで個人管理!アカウントを消したら社内で共有していたデータもすべて無くなり復元できません。

・Googleによる機能制限

可能性が低いですが無くはないGoogle社による今後の機能制限です。
実はGoogleアカウントはある程度一定の期間にログインしていないとアカウントを削除される可能性があります!
毎日使っていれば問題ないですが・・
あとはGoogleは日々サービスの向上やアップデートを繰り返しています。
いつも使えてたのに使えなくなってる。無料で使えてた範囲が有料になった。などありえます。

まとめ

無料でもだれでも簡単に使いGoogleで社内に共有するには便利にお使い頂けます!
ですが・・・使い倒すにはその裏にはGoogleドライブの容量やリスク面で限界が必ず来ます!

いつかいつかと思うなら有料版に切り替えを!
GoogleWorkspaceなら先ほど挙げたリスクを無くすことができ、より組織でGoogleのサービスをフル活用頂けます!

実は有料にすると大幅なコストカットもできるので是非実例も交えてご紹介しますので弊社にお問い合わせください!

岡田裕輔

岡田裕輔OKADA YUSUKE

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パチンコ事業部からDXサポートチームに10月に異動してきました!
営業経験はないですが現場でやっていたGoogleWorkspaceの活用事例をご紹介できればと思います!
趣味は体を動かす事!フットサルが大好きです!

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