【GoogleWorkspace】朝礼時に毎日チェックするシフト表をITで効率化

目次

  • シフト表(通称:デイリーシフト)で出来る事
  • 各項目の説明
  • まとめ

シフト表(通称:デイリーシフト)で出来る事

早速結論から申し上げますと、いつだれがどこで何をするかがこの一枚で明白になります。なぜそこまでわかるのかを紐解いてまいります。

名前を入力する事で、それぞれに役割が事前に振られている

我々が業務を行う際に注意している点があります、それが「✕ 人に仕事をつける」→「〇 仕事に人をつける」という事です。人に仕事がつくと〇〇さんじゃないとわからない、▲▲さんがいないから出来ない。といった弊害が生じます、これでは会社としては困ってしまいます。

仕事に人をつける環境を事前に作る

人は習慣の動物です、周りの環境を事前にセッティングし日々利用する事でその行動に(良くも悪くも)慣れていきます。武蔵野様が「まずは物的環境整備から」と口酸っぱく教え込むのもココにあるという訳です。

各項目の説明

名前

記載の通りです、店舗毎に呼び方は違うのですがここではファーストネームを敬意をもって(さん付け)で呼び合う習慣があるのでファーストネームでの記載となっております。

役割

それぞれに番号を振り、SM(ストアマネジャー:店長)やAM(アシスタントマネジャー:出番責任者)などの役職ごとに配置を変更していきます。

台鍵

それぞれに番号を振ってあるので、いつだれがどの台鍵を持っているかがわかります(不正や戻し忘れの際に役立ちます)

現金

お客様が両替機をご利用いただく為、毎日現金を上げ下ろししております。その担当を決める項目です。(同上)

15分チェック

環境整備恒例の15分清掃のチェック項目です、事前にチェックボックスにしておくことで毎回手入力をする手間が省けます。

RCS(ルーティンカレンダーシステム)

弊社での造語で、標準作業カレンダーと呼んでおります。Googleカレンダーに事前に各仕事毎に作業を入力しておくことで、だれでもGoogleカレンダーを確認すれば業務を行える形になっております。※Googleカレンダーのリンクを貼っておけばすぐにチェックが可能です

まとめ

現場での朝礼時に、毎日チェックする日報をITで効率化しよう!

「仕事に人を貼りつける」を実現する為の手法の一つとして、GoogleWorkspaceにおけるスプレッドシートの活用方法をご紹介いたしました。

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土志田 拓郎

2011年4月㈱ヒカリシステム入社→店舗7年→人事2年を経て「データドリブングループ システムサポートチーム 営業担当」に就任。
人事では過去5年間で最高目標人数を達成し、合わせてEGIJ認定アソシエイトの資格を取得。
現在GoogleWorkspaceセミナー講師としても活躍中。

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