【現場で使える】サービス業でのGoogle Workspace活用方法とは

こんにちは。ヒカリシステム データドリブングループ システムサポート 営業担当の土志田です。

今回はサービス業界で働く弊社が、GoogleWorkspaceの各機能ごとに現場でどのように利用しているかをご紹介させていただきます。

それではどうぞ!

サービス業界で働く弊社のGoogleWorkspace活用方法とは

業種:サービス業
職場:遊技場経営(パチンコホール)
利用者様数:50~300名様前後(1店舗辺り)

現場での活用方法は「他店舗との連絡手段(Google chat)」としてや「ファイルの共有(Googleドライブ)」、「社内でのスケジュール共有(Googleカレンダー)」をはじめ、「Googleフォームでのお客様の声収集」など活用方法は多岐にわたります。

例えばGoogleフォームでのお客様の声収集にフォーカスします

サービス業では日々お客様と接客を行う関係上、リアルタイムでの操作というよりは「接客が終了してからお客様の声を入力」といった形で操作にラグが生じます。そして情報は鮮度が命ですので、すぐに入力できる環境を整えておかなければすぐに忘れてしまいます。

そこで我々はお客様の声をGoogleフォームで入力できるように「各店舗ごとにIPADを導入」しております。そして各事務所に大きなモニターを設置し、各自の時間ごとの作業割を常に表示することでオンタイムでの情報管理を行っております。

我々サービス業が集中するべきは、コスト削減よりも付加価値の再発見と新発見という思いから、まずは「みんなやってるけど、そこまではやらない」という軸での「異常」を会社の中に再度インストールすることが目標。

ヒカリシステム社長ブログ[異常以上!]より引用

次にチャットワークからGoogle chatへの移行について

つい先月までは弊社でも「Chatwork(チャットワーク)」という連絡ツールを利用しておりました、これ自身の操作性は今でも非常に有用ですが我々には「Google chat」があります。正直まだまだ改善が必要だと感じる点が多いのも現状ですが、弊社では脱チャットワークを行いました。

今後の改善に期待する2点

難1.「Google chatにはタスク機能は無い?」

対応策1:Google ToDoを使うか、サードパーティのbot(要はGoogle chat内の拡張機能)を入れて使う

難2.「検索機能が弱い?(チャットルームのタイトルを検索しようとすると前頭部分検索しかされない)」

対応策2:頭に記号(■など)をいれて検索に引っ掛かりやすくしてあげる

Google chat単体で見ればまだまだこれからですが、特筆すべきは「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleキープ(メモアプリ)」「Google meet(オンライン会議)」「Google ToDo(タスク管理)」との連携が容易であるという点です。特にGmailからGoogle chatを開けるので、1画面で完結する操作性を持っているのはプラスポイントです。

またこれらが全てGoogle Workspaceのアカウントを持っているだけで利用可能だというと、コストパフォーマンスを考えると今後のアップデート次第では利用価値は増えそうです。(がんばれGoogle!)

3月24日の最新アップデート情報

Google chatのインターフェイスがGmailに近いデザインに変更になり、一貫性のある利用性になります。以下変更点のピックアップです。

  • チャットルームの上部にあるタブから共有ファイルとタスクにアクセス可能
  • Gmailのように、右側にクイックアクセスサイドパネルを追加
  • 既存の会話の検索や新しい会話を開始する人の検索が、左側のナビゲーションにある「+」の下に表示
  • 上部の検索バーからすべての部屋とダイレクトメッセージの内容を検索可能に
  • 左側のナビゲーションバーの「チャット」と「チャットルーム」セクションが固定されるので、スクロールが簡単になって、各セクションの高さを変更できるように
  • 「チャットルーム」とDMの両方で、フルスクリーンビューとポップアップビューの切替が可能に、複数会話の表示に対応
  • Google Meetとの統合によりチャットから直接参加、通話を開始できるように

次回は「ファイルの共有(Googleドライブ)」、「社内でのスケジュール共有(Googleカレンダー)」について

今回はお客様の声収集に利用可能なGoogleフォームとその周りの設備環境、連絡手段になるGoogle chatの利用比較についてご紹介させていただきました。次回はGoogleドライブの活用状況とGoogleカレンダーの利用詳細についてご紹介させていただきます。

ぜひお楽しみに!(2021年3月25日アップデート予定、詳細はメルマガにて)

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土志田 拓郎

2011年4月㈱ヒカリシステム入社→店舗7年→人事2年を経て「データドリブングループ システムサポートチーム 営業担当」に就任。
人事では過去5年間で最高目標人数を達成し、合わせてEGIJ認定アソシエイトの資格を取得。
現在GoogleWorkspaceセミナー講師としても活躍中。

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