社内改善⑰ Google Apps ScriptでGoogleカレンダーに予定とマニュアルを飛ばす

どうも3号です。
先日の休みにドラクエウォークのお土産を取りに行くために浅草の雷門へ行って、そこから歩いて東京タワーへ行きました。基本私は歩くときはヘッドホンで音楽を聴きながら猛スピードで歩いているのですが、その話を上司(1号)にしたら「怖いよ」と言われました。
そんな楽しい職場で今日も元気に働いています。

さて本題ですが、弊社株式会社ヒカリシステムでは仕事の予定をGoogleカレンダーに登録しています。それに伴い、その仕事に必要なマニュアルもスプレッドシートなどで作成しカレンダーの説明のところに貼り付けて運用しています。これにより、新人さんでもカレンダーを開きマニュアルを見れば何をやるかある程度はわかるようになっています。

ですが、現場から「予定を登録してさらにそのあとマニュアルを張り付けるのがめんどくさい」という声が上がってきました。

とくに棚卸作業 に関しては、毎月必ずやる作業なのに都度カレンダーに登録しなくてはならず(Googleカレンダーに毎月末に繰り返し登録という機能がないため)結構な手間になってました。さらに、事前準備やその後の報告書や申請などを含めると結構な数の作業になり、それを一個ずつ予定に登録してマニュアルを付けていくというのは大きな手間でした。

そこで考えたのが「スプレッドシートにあらかじめ作業名とマニュアルを登録しておいて、それカレンダーに飛ばせばいいんじゃね」というものでした。

サンプル画像

手順としては
①↑のサンプル画像にあるスプレッドシートのB列からE列のところに作業名称を入れる
②F列にマニュアルのURLを入れる
③一番下の黄色いセルに棚卸の日付を入力する
④H列に他の作業が棚卸の日から数えて何日前もしくは何日後かあらかじめ入力しておく
⑤I列にその作業の担当者を入れておく
⑥カレンダーに飛ばすボタンを押す
最初はこの手順ですが、2回目以降は棚卸の日付を替えてボタン押すだけでよくなるのでだいぶ手間が省けるようになります。

カレンダーに飛ばすやりかたはこちらです。

ご興味あれば是非お問い合わせください
ではまた!

木下 慶太郎

木下 慶太郎KINOSHITA KEITAROU

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法政大学経済学部経済学科卒業後、現在のヒカリシステムに入社。

最近ドラクエウォークにはまっております。

歩きすぎていつの間にか10キロ痩せてました。

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