スプレッドシートの基本的な使い方とオススメ?の関数3選

  • そもそもスプレッドシートとはなにか?
  • どんな事が出来るのか
  • まず何かやるべきか

スプレッドシートの使い方、まずは操作

GAFAで有名なGoogleが使っているアプリ、スプレッドシート。基本性能はexcelに近いものの、大きな違いがチームプレーに対する意識の強さです。早速操作をしてみましょう。まずはGドライブからスプレッドシートを開きます(Gドライブは右上のアプリランチャー※ドラゴンボールの九星球みたいなマーク)その後、左上の+ボタンからスプレッドシートを選択すると操作が可能です。

基本操作はExcel同様、四則演算からマクロまで様々な使い方が可能です。共有しながら同時進行で操作もできます。例えば右上の「共有ボタン」→「リンクを取得」→「変更から、リンクを知っている全員」→「編集者」にする事で、リンクを知っていれば誰でも操作が可能となります。

これだけだと確かにセキュリティがガバガバです。ですが法人単位で使う場合は会社のアカウントのみ限定で操作可能というお手軽操作も追加できるので、現場からは重宝される機能となります。ここではまずスプレッドシートの操作に慣れる所からスタートしましょう。

共有ラクラク、会議資料や社内回覧にも

操作に慣れてきたら、ペーパーレスにも挑戦して頂きたいです。実践していない会社様はもちろん、現状Excelや他の機能で実施している会社様でも操作性・共有性で使い勝手が良いからです。具体的には会社内で使うなら意思決定に必要な情報を毎回違うフォーマットで確認するのは時間の無駄ですし、いちいち報告されるのを聞いてる時間も無駄です。更には報告中に「それってどういうこと?」といった中断が入った時には目も当てられませんね。

確かに「今まで使ってたものと違うから使い勝手が悪い」「慣れるまで時間がかかるじゃないか」というお声も耳にします。かくいう我々も当初はそうでした。しかし人間の脳の仕組み上、変化することを嫌うのは基本性能なのです。(生存を最優先する関係上、今のままで生きていられれば変化を拒むもの致し方ないのです)ここに甘んじている会社様はこの記事を読んでいる事はないでしょう。慣れれば、確実に現状を超えるパフォーマンスが約束されています。Googleが率先して使っているツールです、むしろエビデンスの宝庫だと言えますね。

ここで今一度、会議資料に転用してみることをオススメいたします。最初は中身は同じでOKです、やっていくうちにベストな形が見えてきます。最初は何事もトライ&エラーです。お声が上がれば、弊社のフォーマットもお見せできる機会もあるやもしれません。興味のある方はぜひお声掛け下さい。

社内で使える?オススメ関数3選

1.MAX関数 2.IF関数 3.IFERROR関数 こちらの3つを使うことで、経費精算のフォーマットをスプレッドシートで管理することも可能です。「MAX関数」これは数値のデータセットにおける最大値を返します。「IF関数」こちらは論理式がTRUEの場合はある値を返し、FALSEの場合は別の値を返します。「IFERROR関数」はエラー値でない場合は 1 番目の引数、エラー値である場合は 2 番目の引数、2 番目の引数を指定していない場合は空白となります。

他にもARRAYFORMULA関数や、VLOOKUP関数も使う事でシートを軽くした状態で経費精算のフォーマットを運用することも可能です。IF関数MAX関数はcountをしていく際に使用します。とは言えこれだけではイメージが湧きづらいかと思います。上記に同じくご興味のある方がいらっしゃれば、別途ご連絡頂けますと幸いです。

関数を組み合わせて使うことで、外注していた経理の仕事も社内で回すことも可能です。予備知識は必要かもしれませんが、興味のある方は上記を使ってデータベースを管理してもらえれば作業効率を上げられるやもしれません。

土志田 拓郎

亜細亜大学 経済学部 経済学科 卒業後、㈱ヒカリシステムへ入社
「現場3年」
「マネジメント4年」
「人事2年」
「システムサポート0.5年」
と部署を転々とさせてもらい

現在わからないながら、日々スクリプトを勉強中

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