【情報環境整備】なぜGoogleworkspaceを始める時にBusinessStandardからオススメするのか


Google Workspace(旧G Suite)は、Googleが提供するグループウェアサービスです。個人でも利用できるGmailやGoogleカレンダーといったツールをビジネス向けに機能を追加し、オール・イン・ワンのパッケージとして案内されている統合ワークスペースです。

2020年10月にG Suiteからリブランディングされ、Google Workspaceとなりました。企業や組織で情報を一元管理するにはもってこいのツールです。

その中でもなぜ弊社が真ん中のプランでもある「Business Standard(月額1,360円/1アカウントあたり)」をオススメしているのかをご説明いたします。

目次
1.Business Standardとは
2.選ぶべき3つの理由
3.Googleドライブ容量の違いと共有ドライブの存在
4.cloud searchで探す時間を減らす
5.Google meetの録画機能
6.なぜBusiness Plusではないのか
7.まとめ

Business standardとは

Google Workspaceには各プランがあります。アプリケーションの多くは最も手頃な「Business Starter」でも網羅できる優れものです。まずは触ってみたいという方はこれからスタートするのが良いでしょう。

ではなぜ弊社がBusiness Standardにしたのかを説明していきます。

Business StarterBusiness StandardBusiness Plus
680円1,360円2,040円
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

<<選ぶべき3つの理由>>

上記でもお伝えした通り、一番手頃なBusiness Starterプランでも上記アプリケーションは全て使えます。ではなぜ弊社がBusiness Standardプランをオススメするのか、その3つの理由をお伝えしてまいります。

1.Googleドライブ容量の違いと共有ドライブの存在
2.cloud searchで探す時間を減らす
3.Google meetの録画機能
それでは順に参りましょう。

<<Googleドライブ容量の違いと共有ドライブの存在>>

まず大前提としてGoogleドライブの容量が違います。動画ファイルなどをよく保存される方はご自身の利用容量を確認した上で選びしましょう。

ただGoogleドライブの容量は「アカウント数×契約容量」なので、10名の従業員分のアカウント契約をしていれば総合計で300GBまでは利用可能という事になります。言ってしまえば「1人が210GBを利用し、残り9人が10GBずつ利用」でも問題ないということです。

Business StarterBusiness StandardBusiness Plus
30GB2TB5TB

その上でBusiness Standardからは共有ドライブという機能が使えます。幹部専用のドライブを作成したり、一部のメンバーのみに権限を渡したり、プロジェクトごとの情報環境整備も進められます。

何よりも『オーナーという概念がなくなり、会社指定の管理者アカウントで各ファイルの管理権限を持てるようになる』ことが強みです。共有ドライブの使い方については次回に譲りますが会社としてデータを管理する上で非常に有用だという理由が1つ目になります。

<<cloud searchで探す時間を減らす>>

2つ目はcloud searchです。このツールはその名の通りの検索ツール「メール・ドライブ・サイトetc」と様々な所から横断的に情報を検索してくれる為、探す時間を徹底的に排除する事が出来ます。これだけの機能ですが、シンプルが故に強力です。

<<Google meetの録画機能>>

3つ目はGoogle meetの録画機能です。Google meetはGoogleカレンダーと紐づけて利用する事が多く、社内の行事や研修でも多く使用します。その際にビデオ録画での録画データを残しておくことで、後で他の人が見て勉強できるように。といった多角的な使い方もする為、弊社は録画機能を使う機会が多く必要な機能となっております。

<<なぜBusiness Plusではないのか>>

これまで説明した事が既にBusiness Standardでは出来るので、現時点ではこれ以上コストをかける必要はないという判断です。

しかしながら『容量をもっと多く使いたい』『各アカウントでの詳細の行動内容を調べられるレベルでのセキュリティを必要としている』など更に機能を充実させたい方はBusiness Plusがオススメです。

Business Plusを使う事で得られるメリットは「Vaultの利用を含めセキュリティレベルの強化」「Googleドライブの2→5TBへの増量」「Google meetの参加人数150→250人」といった形でより深くGoogle Workspaceを利用したい方向けとなります。

Business Plusへのアップグレードはもちろんいつでも可能です。

まとめ

今回は弊社がBusiness Standardを利用している理由を解説いたしました。有料プランに抵抗がある方は、無料のGoogleアカウントを作成してご自身で興味のあるアプリケーションを使ってみるものオススメです。もしアカウント契約を悩まれている方がいらっしゃればお気軽にお申し付けください。

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土志田 拓郎

2011年4月㈱ヒカリシステム入社→店舗7年→人事2年を経て「データドリブングループ システムサポートチーム 営業担当」に就任。
人事では過去5年間で最高目標人数を達成し、合わせてEGIJ認定アソシエイトの資格を取得。
現在GoogleWorkspaceセミナー講師としても活躍中。

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