クラウドストレージを使うべき3つの理由

○結論は以下の3つ

  • PPAPのデメリット5つを全て解決してくれる
  • クラウドストレージを使えば受信者を限定し法人間でのやり取りがスムーズになる
  • 大手ITベンダーもクラウドストレージへ移行してきている

まずPPAPって?

PPAPとは「Pre send Password file After send Password」の略称で、暗号化ファイルとパスワードをメールで送るセキュリティ対策となります。PPAPのデメリットとしては以下の5つが上げられます。

  1. 誤送信対策として効果が無い
  2. 通信経路上の盗聴リスクがある
  3. マルウエア(ウィルス)感染の隠れ蓑となってしまう
  4. モバイル端末からの閲覧が制限されてしまう
  5. 受信者に手間をかける

お客様への情報通達が多い方は特に注意

現代社会においては情報は会社の資産であり、守るべき対象です。その中で機密情報をお客様へお送りする必要がある会社様も多くいらっしゃるのではないでしょうか。「ちょっと見積もりを送るだけ」「営業資料を添付する」もしもこの情報が同業他社に渡ってしまうと、自社の情報から様々な事が読み取られてしまいます。

○定期的な情報のやり取りをする取引先様とにはどうすべき?

クラウドストレージで受信者を限定できます」ので、この機能を使い取引先のご担当者様をご招待しましょう。

クラウドストレージの種類

  • 昔からの存在感「Dropbox」
  • office365ユーザーのお供「OneDrive」
  • 他機能との連携も秀逸「Googleドライブ」
  • セキュリティに定評のある「BOX」
  • Mac,iPhoneユーザーに使いやすい「iCloud Drive」

我々はGoogle代理店ということもあり、クラウドストレージをGoogleドライブのみに限定しております。まれに「BOX」「Googleドライブ」「Dropbox」など複数のストレージを使い分けている方がいらっしゃいますがオススメはできません。情報の一元管理がやりづらく、保管後の情報活用の観点からもひと手間ふた手間かかってしまします。更にそれぞれにコストがかかっており、コストパフォーマンスもあまり良くないと言えるでしょう。

大手ITベンダーもPPAPからクラウドストレージへ移行している

大手企業も同様に移行が進んでいると聞き及んでます。しかしながらクラウドストレージは1ユーザーあたり2,000~3,000円ほど掛かる事が多いこと、データ移行(仕事のやり方を含めて)変更を余儀なくされることに抵抗を覚える会社も少なくありません。

環境整備を導入している会社の強み

従業員が導入するに値するとメリットを感じ、社長様がトップダウンで指揮を取って頂ければ、環境整備点検を使う(もしくは一部のチームから試運転的に進める)ことで、これらのクラウドストレージへの移行を実施する事が可能です。

我々の場合は?

我々も上記同様に、環境整備点検にて毎月1回のチェックを繰り返し今に至ります。もし導入するのであれば「Googleカレンダー」からの導入をオススメしております。なぜなら、仕事をする上でのコミュニケーションツールとしてなくてはならない存在となるからです。

○クラウドストレージって実際どう使うのか?

ここではクラウドストレージに変更した後、どのような設定や運用をしていけば良いのかを解説していきます。

Googleドライブを使い倒そう

ここではGoogleWorkspaceを利用されているという仮定の元、Googleドライブで法人様を招待するやり方についてお話させていただきます。

まずは見出しを作ろう

ここでは仮にマイドライブにて作成したとしましょう。GoogleWorkspaceのBusiness Standardプランから使える「共有ドライブ」が理想ではありますが、ここでは割愛いたします。コツは「■」を先頭に付ける事です、Googleドライブの標準ソートが記号をトップ出しする事を利用します。

共有設定を変更しよう

タイトルの横にある▼を押すと、詳細設定が出てきます。この中で「共有」ボタンがあるので、こちらを選択してください。

ユーザーやグループと共有する

原則としてマイドライブで作成したフォルダは非公開となっております。そこを利用して新しく招待したい方のメールアドレスを入力していく事で、高いセキュリティを保った状態で情報の共有を簡単に行えます。

共有時に管理者権限など細かく設定が可能

このように右側の「編集者▼」を選択すると「閲覧者(コメント可)」「閲覧者」が選択出来ます。基本は他社様と情報を共有したいだけであれば閲覧者で問題ありません(ダウンロードなどは行えます)。もし情報を追加してもらったり、編集をしてもらう必要があれば「編集者」のままでも問題ありません。

注意事項

「編集者」のまま情報を共有する際に押さえておきたいのでが、こちらの「他のユーザーとの共有設定」です。これを設定しておけば、作成したオーナー以外は編集者でも勝手に権限を変更することが出来なくなります。なおこちらは先ほどの画面右上の歯車マークより設定が可能です。

○まとめ

クラウドストレージを使いこなして、セキュリティ対策を行った上で業務をしよう。今回はクラウドストレージであるGoogleドライブについてお話させて頂きました。今お伝えした内容を「より深く知りたい」とお考えの方へご案内です。弊社ではシステムの移行や初期設定から、導入後のテクニカルサポート、オンライントレーニングコース、管理コンソールの運用代行まで、様々なサポートを提供します。ご興味のある方は下記のフォームからお気軽にお問い合わせ下さい。

土志田 拓郎

2011年4月㈱ヒカリシステム入社→店舗7年→人事2年を経て「データドリブングループ システムサポートチーム 営業担当」に就任。
人事では過去5年間で最高目標人数を達成し、合わせてEGIJ認定アソシエイトの資格を取得。
現在GoogleWorkspaceセミナー講師としても活躍中。

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