【社内で使える】テレワーク実践方法を解説

そもそもテレワークして大丈夫なの？

コロナの影響でテレワークが話題に上がることが増えましたが、メリット・デメリットはどのようなものがあるのか。まずは実際に見ていきましょう。

【メリット】

『社会側』
・労働人口が増える
・新しい雇用が作れる
・環境への負荷が減る

『会社側』
・新しい人材の獲得ができる
・社内に変革が起こせる
・オフィスコストの削減につなげられる

『従業員側』
・ワークライフバランスを向上させられる
・業務の生産性向上も狙える
・効率化が図れる

テレワークの実践方法とは？

1.Googleカレンダーで全スケジュールを共有しておく
2.実行計画を使って部署の目的・目標を統一化しておく
3.コミュニケーションツール（Google chat）で頻繁にやり取りできる環境を作っておく
4.必要に応じてGoogle meetを利用してWEB会議を行う

1.Googleカレンダーで全スケジュールを共有しておく

ここが最もキモとなる部分です。なにせ会社ではなく各個人での作業となりますので「今なにをしているのか」を全員が見える環境を作っておくのが重要となります。この際「今どこで」というのは重要ではありません、やるべき事を各自が理解し作業に対してどう行動すれば終わるのか。を考えさせることが大切です。

人の育成にどれだけ力を入れてきたかが発揮される

果たして本当に仕事をしているのだろうか？このような疑問は必ず出てきます。弊社がこの問題に対してどのように実施しているかは「3.コミュニケーションツール（Google chat）で頻繁にやり取りできる環境を作っておく」にて記載しております。

2.実行計画を使って部署の目的・目標を統一化しておく

Googleカレンダーで各自の作業が見える化出来るようになっている方は、各部署ごとの目的・目標を一致させておきましょう。ここで登場するのが実行計画となります。詳しくは省きますがこの実行計画の行動施策をGoogleカレンダーに落とし込んで、常に見えるようにする事が必要です。

3.コミュニケーションツール（Google chat）で頻繁にやり取りできる環境を作っておく

先ほどお話ししていた内容の続きとなります。スケジュールさえ決まっていれば、それを決められた通りこなすのか。と言われれば答えはNOという事もあるでしょう。集中して実務に当たっている事も多いでしょうが、それでも隙なく仕事を実施しているかと言われると難しいでしょう。

弊社のやり方は？

弊社ではコミュニケーションツール（Google chat）で頻繁にやり取りをしております。仕事上の話は元より、雑談の様な形で話すこともあります。その中で各自が仕事に対してどのような進捗かを、まれにチームリーダーからコメントが入り返答を求められます。「社長の仕事は決定とチェック」とあるように、その役割の一部をチームリーダーが担っているという形です。

4.必要に応じてGoogle meetを利用してWEB会議を行う

Google meetは無料で利用できるサービスです、使わない手はありません。とはいえ常日頃から繋いでいるわけではなく、お客様とのお打ち合わせ、もしくはチャット上でのやり取りだけでは不足する。という場合にのみ利用しております。ここでも重要なのは、Googleカレンダーと同様にいつでも繋げられる状況になっているという所です。

そうはいってもそんなに簡単にはいかない…？

それでは我々はどのようにテレワークを始めていったのでしょうか？今までは毎日出社しておりましたが、社長から「1カ月後から週に1回はテレワークを実施するように」と指示を受けたのが始まりです。

それだけで上手くいくの？

もちろんそのままではいけません、同時進行でプロジェクト（社内横断的なつながり）チームがその一手を担います。
まずは実践→毎月Googleフォームにてアンケートを回収→毎月次のミーティングにてプロジェクト内で精査→社長へ報告→行動を改善する。このようなサイクルを回す事で、現場の人にはより良く会社にとってよりプラスになるように実践を重ねている最中です。

まとめ

メリットもデメリットも多くあります。
しかし世の風潮はIT化を加速させております。スマホを持っている人が当たり前になった時代と同じように、テレワークが当たり前になる時代も数年以内にはやってくるのではないでしょうか。「まずはやってみて、ダメだと思ったらすぐ変える」足を止めず、リスクをコントロールし、新しい時代にチャレンジし続けたい。我々はそんな人たちを応援いたします。

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