【2021年版 初心者向け】ユーザーお悩み解決ブログ~GoogleWorkspaceグループ分け~[続き]

  1. GoogleWorkspace【旧GSuite】を導入したけど、グループ分けのやり方がいまいちわからない
  2. 績の上がる体質を作る3つのグループ設定のポイント
  3. 織で活用する為に必要な考え方を学ぶセミナー
  4. 装は大変??

それでは続きとなります!早速参りましょう!

績の上がる体質を作る3つのグループ設定のポイント

  • 社長が組織をどう分けるか(考えるか)を言語化する
  • 使いやすいグループ分けを徹底する
  • グループアドレスで出来る事を理解し使い倒す

長が組織をどう分けるか(考えるか)を言語化する

組織をどう分けるかを考えるのは社長の専権事項です。よってグループ分けは社長とその意志を汲んだシステム管理者で行う必要があり、管理権限も制限する必要があります。まずはどうしたいのがを形にしてみましょう。

使いやすいグループ分けを徹底する

方向性が決まったら、次にやらなければいけない事があります。【決めた方向性をメンバーが全員守れるルール作り】です、ここが一番重要といっても過言ではありません。ルールを作るときに守るべき3つの事柄は以下の通りです

  1. わかりやすい
  2. 一定の強制力がある
  3. チェック体制が整っている

1.わかりやすい

複雑怪奇なルールではチームのメンバーに浸透しません、ルールは出来る限りわかりやすく・明確にする必要があります。例:グループ(メーリングリスト)は部署毎と職位毎に限定する。メールはGmail以外使わない!他のメールソフトは捨てる 等

2.一定の強制力がある

せっかくルールを策定しても、守られなければ意味がありません守ってもらう為には罰則を設けたり等の強制力も必要です。例:ルールを守っていないと部署評価を減点する。環境整備点検の項目に追加する 等

3.チェック体制が整っている

GWSを浸透させる為には、決めたルールを遵守し無理やりにでも使い続けてもらう必要があります。※浸透さえすれば、勝手に使い続けるものです。
導入当初は使い続けてもらう為のチェック体制も必須です。例:社長が定期で臨店してチェックする(ヒアリングする)、使用した感想を報告書として回覧する事を義務付ける 等

ループアドレスで出来る事を理解し使い倒す

最後にこの機能を使い倒す為に、押さえておきたい点をお伝えしておきます。まずグループアドレスの利用方法からですが主に
・グループでのファイル共有
・メーリングリスト
として利用します。
複数名の方にファイル共有をかける時はアドレスを1名ずつ指定するのは相当に手間です。予めグループアドレスを作成しておくことによってそのアドレス1つだけを共有に指定すれば、グループに紐づくユーザーにも全員共有がかけれます。
共有もそうですがカレンダーの招待等にも利用できますし、メールの送信先としても利用できます。
日々の業務の短縮を目的として運用されるものです、またグループアドレスは「部門番号」を付けて作成すると後の検索等に非常に便利になります。是非番号を付けて作成しましょう。

カリシステムは何個グループアドレスを使っているか

答えは50個前後です、部署・役職・プロジェクト・その他各店舗といった具合に増えてもそこまで管理には困りません。(もちろん代表の意思に従うもののみしか作成は許されておりませんし、最初が一番大変ですが…)有償プランであれば、無料で自由に複数グループアドレスを作成できます。

織で活用する為に必要な考え方を学ぶセミナー

上記でお話ししたグループ設定はもちろん、その他管理コンソールで押さえておくべきポイントを全て網羅したセミナーです。弊社で実績の出たことのみを詰め込んだ9:30~16:30の1日を丸っと使ったオンラインセミナーになります。

Google Workspace運用ルール策定方法講義・演習
管理コンソールについて講義・演習
アプリの高度な使い方を知る(GAS・マクロ)講義

装は大変??

概念理解→言語化→仮組→作成→振り分けといった流れで進んでまいりますが、ここまで読んで頂いた方であれば最初の難関である【概念理解→言語化→仮組】はほぼ完成したといっても過言ではございません。あとは実際に手を動かして作成し、社長様に確認して頂いた後に各共有設定を変更していく作業となります。しんどいのは最初だけです、その後には基本的には触らなくても大丈夫な管理システムが皆様を待っております。ぜひ前向きにご検討、並びにご行動下さい。

土志田 拓郎

2011年4月㈱ヒカリシステム入社→店舗7年→人事2年を経て「データドリブングループ システムサポートチーム 営業担当」に就任。
人事では過去5年間で最高目標人数を達成し、合わせてEGIJ認定アソシエイトの資格を取得。
現在GoogleWorkspaceセミナー講師としても活躍中。

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