Googleだけ de DXシリーズ Vol.1

1. Google Workspaceを使っているが、業績が思ったよりも上がらない…
2. Google Workspaceを使った業績の上げ方を3パターンで解説
3. 効率化に寄与する”Googleだけ de 判子レス”のご紹介
4. 実装は大変？

Google Workspaceを使っているが、業績が思ったよりも上がらない…

折角Google Workspace（以下GWS）を使っているのに業績が思ったよりも上がらない会社様が多くいらっしゃいます。その理由はなにか？それは『効果的な使い方を知らない』事に尽きます

Googleサービスも含めるとその数は63個！

ご存じの方も多いかもしてませんが、Google本社が提供しているGWS（旧G Suite）は様々なアプリが利用可能です。GWSには13個、その他Googleサービスは50個と非常に多くのツールがご利用いただけます。そしてそのひとつひとつに様々なAIが組み込まれており、全てを把握するのは至難の業…。これでは業績を伸ばす為にどう効果的に使っていくかもわからなくて当然です

では一体、何をどう使えば良いのか

弊社では「いらないモノ、いらない作業は捨てる」を方針に日々改善に努めております。GWSを使って実績の上がったものだけをココではご紹介させて頂きます。

Google Workspaceを使った業績の上げ方を3パターンで解説

1. 物理サーバーやオフィス契約を切って経費削減
2. 管理コンソールからの設定を駆使し、余計な作業（探す時間）を省く
3. GASを使い倒して自社作業のカスタマイズを行う

①物理サーバーやoffice契約を切って経費削減

恐らくこちらはGWSを導入されて間もない方のみの対象となります。全てクラウド上でデータを保存する事が出来るようになるため、まず物理サーバーが不要となります。そしてExcelやWordなどといったoffice製品が不要となりますので、こちらでも経費の削減が可能です。（一部経理など最初から変えると不具合が生じる可能性もございますので、少しづつの変更を推奨しております）この辺りは弊社でご相談が可能ですので、お気軽にお声掛け頂ければと思います。「○○というサービスを契約しているのですが、GWSで代替が利くでしょうか？」など聞いて頂ければ幸いです。

②管理コンソールからの設定を駆使し、余計な作業（探す時間）を省く

システム管理者、または社長様、管理コンソールからアプリの使用制限を掛けていらっしゃいますでしょうか？ご存じかもしれませんが、人は1日の集中力に限界がございます。使うか使わないかわからないアプリはそもそも選択出来ない様に制限を掛ける事で、残ったアプリをより良く使い倒すことも可能です。「管理コンソール」→「アプリ」→「その他Googleサービス」から操作が可能です。他にも「ビルディングとリソース」「グループの作成や設定」などもございます。

③GASを使い倒して自社作業のカスタマイズを行う

①②共に既に操作済みである、という上級者のお客様へご案内です。正直ここが最難関ではございますが、最もレバレッジを利かせやすいポイントでもございます。問題点としては”自社開発するには時間が掛かる”という点と、”PDCAを回す仕組みが出来上がっている前提が必要”という点になります。この両方がない、もしくは片方しかない場合はハードルの高い案件となります。しかしこちらを取り入れる事で、弊社は2018年度の前年比で残業代▲2,000,000円を達成いたしました。その一部をこの後ご紹介させて頂きます

効率化に寄与する”Googleだけ de 判子レス”のご紹介

実際に弊社で使っている『証紙管理シート』になります。今までは各店舗の担当者が手入力で直接記入と自前の判子を押印し、その後上司のチェックを受ける場所へ置いておき上司がチェックするという手間とタイムラグがありました。

しかし現在は「タイムスタンプとアカウント情報の取得による、判子レス環境の実装」に取り組みわざわざ現場で確認しないといけない。という従来のチェック方法を脱する事が出来ております。

判子レスのメリット

1. セキュリティが強固
2. 共同作業に強い
3. その他アプリ群との連携がスムーズ
4. サーバー負荷の回避やメンテナンスが不要

①セキュリティが強固

スプレッドシート上ではログが残るので不正防止にも一役買ってくれており、なおかつ特定のアドレスを持つ人のみを対象に（例えば幹部以上限定）でのログイン制限を加える事で、不正を事前に防ぐ事も出来ます

②共同作業に強い

スプレッドシート上なので、従来の使い方通り共同で作業を行う事も可能です。同時編集を行う事でどちらか一方が待たないといけない、という時間を削減します

③その他アプリ群との連携がスムーズ

わざわざスプレッドシートを見に行かないとわからない。そんな悩みを解決してくれるものメリットです。チャットワーク、Google chat、その他ツールへの通達機能のカスタマイズも実装済みです

④サーバー負荷の回避やメンテナンスが不要

Google本社が常に最新版へアップデートを行っており、余計なメンテナンスを全て担ってくれています。これはGoogleサービス全てに言える事なので、相当な労力を担ってくれている事になります。一ユーザーとして感謝して使わせてもらっております。

実装は大変？

もちろん0から始めるには時間と資源の投資が欠かせません、ただし今回我々ヒカリシステムのデータドリブングループ・システムサポートで全て代替して判子レス環境の実装をお手伝いさせて頂きます。

証紙管理シートしか使えない？自社でカスタマイズがしたいのですが…

ご安心ください、今回ご紹介いたしました「証紙管理シート」はあくまでも弊社で実績が出ている商品の一例として挙げさせて頂いただけでございます。お客様の普段お使いのスプレッドシートに対して、「タイムスタンプとアカウント情報の取得による、判子レス環境の実装」をさせて頂きます。まずは一度ご相談頂きたいと思いますので、ご興味のあるお客様はコチラよりご連絡をお待ちしております。お問い合わせも一括で受け付けておりますので、最低限度必要な部分だけのご入力で全く問題ございません。お気軽にお声掛け下さい。