- そもそもスプレッドシートとはなにか？
- どんな事が出来るのか
- まず何かやるべきか
スプレッドシートの使い方、まずは操作
スプレッドシートの開き方
まずはGoogleドライブからスプレッドシートを開きます（Googleドライブは右上のアプリランチャー※ドラゴンボールの九星球《古い？》」の様なマーク）から操作可能です。その後、左上の＋ボタンからスプレッドシートを選択すると以下の表示が出てきます。
基本操作はExcel同様、四則演算からマクロまで様々な使い方が可能です。共有しながら同時進行で操作もできます。例えば「右上の共有ボタン」→「リンクを取得」→「変更から、リンクを知っている全員」→「編集者」にする事で、リンクを知っていれば誰でも操作が可能です。
これだけだと誰でもアクセスが可能なので、会社のデータを扱う上ではセキュリティに不安が残ります。もし会社で使うのであれば、「会社のアカウントのみ限定で操作可能（ココでいう所の真ん中）」、有料アカウントをお持ちでなければ「制限付き＋メールアドレスでの招待」という操作で追加が可能です。実際に我々も現場では社内であれば「株式会社ヒカリシステム」だけでOKです。まずはクラウド上で情報共有を行うというスプレッドシート独自の操作に慣れる所からスタートしましょう。
共有ラクラク、会議資料や社内回覧にも
操作に慣れてきたら、ペーパーレスにも挑戦していきましょう。具体的例はこちらです
週次ミーティング資料のひな型を横展開
会社内で使う意思決定に必要な情報を、毎回違うフォーマットで確認するのは意思決定者にとってはとても大変な作業…。部下としても報告中に「それってどういうこと？」といった中断が入った時には目も当てられません。
新しい事をする際におこる反発はどうする？
「今まで使ってたものと違うから使い勝手が悪い」「慣れるまで時間がかかるじゃないか」というお声も耳にします。かくいう我々も当初はそうでした。しかし人間の脳は仕組み上、変化することを嫌います。しかしながらそのままでは今の変化の多い時代で生き残れないのは明らかです。この記事をここまで読んで下さっている情報感度の高い皆さまは、現状に甘んじて二の足を踏むということはないでしょう。世界トップ企業が率先して使っており、日本でも多くのユーザーに愛されているという事実は変わりません。自信を持って変革に取り組んでいきましょう。
ここでは今一度、スプレッドシートを会議資料に転用してみることをオススメいたします。最初は中身は同じで大丈夫です、やっていくうちにベストな形が見えてきます。何事もトライ＆エラーで従業員やお客様のお声を集め、改善を繰り返していきましょう。その他の弊社のフォーマットにご興味のある方はぜひお声掛け下さい。
現場で使えるオススメ関数3選
スプレッドシートには関数が存在しており「ARRAYFORMULA関数」や「VLOOKUP関数」を使う事でスプレッドシートの処理を軽くした状態で運用することが可能です。
関数を組み合わせて使うことで外注していた経理の仕事も社内で回すことが可能となります。予備知識は必要ですが、ご興味のある方は上記関数を使ってデータを管理してもらえれば経費削減への一歩となるでしょう。
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